قبل از اقدام به ثبت شرکت با مسئولیت محدود ، ابتدا لازم است صورتجلسه ای مبنی بر صورتجلسه تاسیس شرکت تنظیم و به امضای تمام اعضا شرکت رسانده شود. در این صورتجلسه کلیه شروط ثبت بین شرکا، اسامی، موضوع فعالیت، نام شرکت، سرمایه شرکت، میزان سهام هر فرد در آن درج خواهد شد و بعد از آن به اداره ثبت شرکت ارسال می گردد این صورتجلسه به معنای اعلام شما برای ثبت یک شرکت می باشد. در اینجا نمونه صورتجلسه مجمع عمومی موسسین شرکت با مسئولیت محدود آورده شده است:
بسمه تعالی
در تاریخ ………………… اولین جلسه مجمع عمومی موسسین شرکت با مسئولیت محدود …………………………… با حضور کلیه اعضا و شرکا در محل شرکت (در صورتی که مجمع در غیر محل شرکت تشکیل شده آدرس آن محل در قسمت محل قانونی شرکت نوشته می شود) به آدرس: ………………………………………………………… تشکیل گردیده است و به این شرح تصمیمات ذیل الذکر را به اتفاق آراء و نظرات مورد تصویب قرار دادند:
۱) تقاضانامه ثبت شرکت و شرکت نامه رسمی تنظیم گردیده و به امضا کلیه شرکا رسید.
۲) اساسنامه شرکت مورد مطالعه کلیه شرکا واقع و مشتمل بر ………… ماده و ………… تبصره تنظیم گردید و بعد از تصویب و اعلام موافقت شرکا کلیه صفحات آن توسط تمامی شرکا امضاء می گردد.
۳) اعضای هیئت مدیره و دارندگان حق امضاء اخذ رای شد و به این شرح انتخاب گردید:
الف) آقای / خانم …………………………… به سمت ……………………………
ب) آقای / خانم …………………………… به سمت ……………………………
ج) آقای / خانم …………………………… به سمت ……………………………
اعضای هیئت مدیره مذکور برای مدت ……………… (سال، ماه) انتخاب شدند.
۴) کلیه اوراق و اسناد تعهدآور و بهادار شرکت از قبیل سفته، برات، چک و قراردادها با امضاء آقای / خانم …………………………… همراه با مهر شرکت معتبر می باشد.
۵) مبلغ …………………………… ریال سرمایه شرکت توسط کلیه شرکاء پرداخت گردید که در اختیار مدیرعامل قرار داده شد و مدیرعامل با امضای این صورتجلسه اقرار به وصول آن نمود.
۶) کلیه اعضای هیئت مدیره و مدیر عامل اقرار نمودند دارای سوء پیشینه کیفری نبوده و مشمول ممنوعیت های مندرج در اصل ۱۴۱ قانون اساسی و مواد ۱۱۱ و ۱۲۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت نمی باشد.
۷) به آقای / خانم …………………………… (احدی از شرکا یا شخص خارج از شرکت یا وکیل شرکت با حق توکیل غیر) وکالت داده می شود تا با مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت و پرداخت هزینه های قانونی و امضای ذیل دفاتر ثبت اقدام نماید.
۸) اعضای هیئت مدیره با امضای این صورت جلسه قبول سمت می نمایند.
نام و نام خانوادگی سمت امضاء
۱- …………………………… …………………………… ……………………………
۲- …………………………… …………………………… ……………………………
۳- …………………………… …………………………… ……………………………
